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02：干货

我的上篇办公技能类文章《不会这15个「苹果电脑」超实用技能，难怪你的Mac比Windows还慢》（点击标题可跳转阅读）发布之后，拯救了不少买了苹果电脑装逼没装彻底却迫不得已只能装着Windows系统的朋友。我总以为既然我们选择了苹果电脑，那就一定流着泪也要纯粹且不给自己留后路地把Mac的这个OS系统用熟玩转了，不是么？

也许你以为我的办公技能都是在工作中学来的，对也不对，说对呢，的确是在工作中自学而来的，说不对呢，因为大概率都是在别人的而不是自己的工作中学习而来的，每次美女同事满怀着期待信任的眼神抛来一个疑难问题，我都会以专家教授的身份故作轻松，眼也不眨一下的说谎道:「这个问题也太简单了点吧……，不过，我马上需要去开个会，一秒也等不得，领导已经在微信群里催了三遍了，等忙完去找你详细讲解」。然后，我就逃之夭夭上天入地去网上寻找答案了。

在这里，挑选出最实用的15个技能分享给你，什么叫「最实用」，举一个「不实用」的反面例子就是，有的文章和帖子一说到快捷键给你列表100个的快捷键让你背，想必你的第一反应是幻灭感丛生，仿佛在梦里回到了学生时代的早自习课堂上，看到语文课本上那最恐怖的四个字「背诵全文」，但无论你如何挣扎都迟迟无法醒来。

01. 自动保存

02. 查找替换

03. 前后删除

04. 无格式复制

05. 插入文本图片

06. 格式刷刷刷刷

07. 去掉烦人小箭头

08. 英语同义词检索

09. 快速新建空白页

10. 文字转换表格

11. 首行自动缩进

12. 快速选中文字

13. 输入不认识的字

14. 一键输出多张图片

15. 最常用的几个快捷键

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01. 自动保存

每隔几天，我们都会在朋友圈看到这样的哭诉，编辑了一下午的Word，跳闸停电或电脑卡死，一下午白忙活，身体被掏空。所以，请务必第一时间把自己电脑上Word里自动保存时间设置到最小的「1分钟」。Mac版设置步骤：打开Word，电脑桌面顶部「Word」→ 偏好设置 → 保存，在出现的界面里把保存间隔设置为「1分钟」，这里没有确认键，设置完关闭窗口即设置成功。

Windows版设置步骤：文件→ 选项 → 保存，在界面里设置自动恢复间隔为「1分钟」，点击「确定」。除了这一个保险措施外，为了万无一失，再配上第二个双保险，每隔几个步骤可以按下「command+S」（Mac）/「Ctrl+S」（Windows）快捷键，随时保存当前的文件。

02. 查找替换

Word全篇查找某个词语或某句话，Mac版在打开Word后，桌面顶部：编辑→ 查找 → 查找，快捷键为「command+F」；Windows版在软件顶部「开始」栏右侧直接点击查找，然后输入你需要查找的文字即可，快捷键为「Ctrl+F」。

「替换」除了可以替换文字，这里主要分享一下如何利用「替换」把多个「空格」消除掉。我们有时候从网页或其他Word里复制过来的文字，明明已经全选了文字再靠左对齐，但因为好多行文字最前面有空格无法顶边。快捷键「shift+command+H」（Mac）/「Ctrl+H」（Windows）调出「替换」功能，也可以按照上一段的步骤找出，替换和查找属于同类功能，按钮都在同一类别里。以上图为例，每一行文字前边都有两个空格，这里在「替换」功能区的第一行文字栏里输入两个空格，第二个文字栏里无需任何操作，最后点击「全部替换」，这样全部的空格就被消除掉了。

03. 前后删除

在Windows版使用中，经常会莫名其妙突如其来的，每输入一个字的时候后边的字就消失，特别是在紧急交稿仅需在文本中间修改几个字就完事的时候，这就令人非常抓狂了。其实，这是触发了「改写」功能，输入的字以「改写」的模式把后边的字覆盖，按一下「Insert」/「Ins」键即可切换回正常模式。

Mac键盘中没有这个键，所以无此烦恼，平时编辑文字时想删除光标左侧的文字，摁「delete」键。Windows版中，想删除光标左侧的文字，需要按「Backspace」键，「Delete」键是删除光标右侧的文字。

04. 无格式复制

当你从网页或别的Word更或不知道哪里复制过来一段文字，记得事先需要在右下角的格式小标志里选择「只保留文本」，但有时候也不是百分百管用，不论如何都不是你想要的格式，这个时候就需要你先建立一个空白的「txt」文件，txt格式的优点就是纯得不能再纯的无任何格式的文件，先把文字复制到txt里，然后再把txt里的文字复制出来就可以了。

还有时，你复制过来的一段文字「行间距」明明已经调成了1.0，但看着还是宽得跟1.5倍一样，这时需要调出行间距里的「行距选项」设置框，把「定义文档网格时对齐网格」前边的「√」去掉即可。如果调整之后，你觉得1.5倍太宽，现在又有些紧密了，可以在「行距」栏里选择「多倍行距」，右侧的数值设置栏里直接输入需要的行倍，比如「1.2」即可。

05. 插入文本图片

当你插入两张比例一样的图片时，单靠手动调整到高度精确一致，我反复试过，几乎是不可能的。利用数值设置达成目标的方法是，先选中左侧图片，点击顶部「图片格式」，在顶部右侧查看高度和宽度的数值，然后点击右侧图片，在右侧输入设置同样的数值即可。两个数值中间有个「√」，如果保留，你设置其中一个数值，另一个数值会自动等比例修改。如果你找到的是两张比例有微小差别，但仍然想设置为宽度高度一样的话，可以把 「√」去掉，分别设置高度和宽度数值。

在编辑Word的时候，有时候你可能需要竖版的排列两段文字，这个时候，你单靠一个一个敲空格肯定是不行的，这时可以类似PPT里一样，插入 → 文本框，然后调整文本框的大小和位置，在里面输入文字。还有时，当你需要竖版的四段文字怎么办呢？可以建立一个「4列」表格，文字排版以后，把表格的边框选择为「无边框」就可以搞定。

06. 「格式刷」刷刷刷

我们经常会用到一个操作，就是把多个标题统一加粗并改变颜色，往常的话，你会选中第一个设置好格式的标题，点击一下加粗「B」左侧的「格式刷」，然后点击第二个标题，然后再选中第二个标题，再点击「格式刷」再去点击第三个标题。这里分享一个小功能，就是选中第一个设置好格式的标题后，双击「格式刷」，这样就会让格式长久保留，而不至于刷一次就失效了，然后你就去刷刷刷第二个、第三四五六个。刷完之后，按「esc」键可退出格式刷模式。

07. 去掉烦人小箭头

烦人小箭头，逼死强迫症。去掉的步骤，Mac版：打开Word，电脑桌面顶部：Word → 偏好设置 → 视图；Windows版：文件 → 选项 → 显示。调出设置窗口，把「段落标记」前边的「√」去掉就可以了。

08. 英语同义词检索

这个功能仅适用于非超级英语大学霸，直接在单词上右键 → 同义词库，也可快捷键「control+option+command+R」（Mac）/「shift+F7」（Windows）调出此功能，书写作业和论文的时候可以试试。

09. 快速新建空白页

当你在某一页编辑到几行的时候，突然灵机一闪灵感乍现，想往下新建一个空白页，往常的话，你会按住「enter」回车键不松手，直至光标一行一行移至下一页。快捷的方法是「插入」「分页符」直接就搞定，快捷键为「command+enter」（Mac）/「Ctrl+Enter」（Windows）。

10. 文字转换表格

如上图，有时候你本以为靠相同个数的空格就能把类别做整齐，结果文字打完了细微调整时才发现根本无法对齐，这时就可以把文本直接转成表格。选中文字，插入 → 表格 → 将文本转换成表格。

确保不同竖列的文字中间都有空格，这个时候列数、行数一般会被自动识别，「文字分隔位置」一般空格足够了，这里不设置。但有时候你若想把中间都是逗号或者顿号的一段文字制表，这里可以选择相应的符号来作为分隔标准。最后点击确定，调整宽窄。

11. 首行自动缩进

多段文字排版，想每一段文字首行空出两个文字的距离，不用每次都空格调整对照半天还不一定绝对统一缩进。首行文字自动缩进步骤，全选文字，Mac版，打开Word，点击桌面顶部的：格式 → 段落；Windows版，点击顶部「布局」，再点击「间距」右下角那个隐约可见的倾斜「小箭头」，调出设置框。

「特殊格式」选择「首行缩进」，缩进值设置为「2字符」。

12. 快速选中文字

选中文字除了按住鼠标拖动还有很多快捷的操作。第一种，按住「Alt」键不松，可以不受「行」的限制，选中矩形的某部分文字；第二种，选中大段文字中不连续的几行或几个词语，选中第一段文字后，按住「Ctrl」键不松，继续选择下一段文字，第三段文字……直到选择完毕松手即可。此功能目前只适用于Windows版。Mac版，我目前尚无发现此功能。

第三种，当你想选中多张Word里的文字，比如第3页到12页，以往你只能按住鼠标往下拖，稍不注意手一抖文字被拖拽串行了，再重新开始一遍，对于这种长达10页的内容，这种操作方法简直是个笨拙的灾难。快捷操作方式为，把光标放在第3页的开始位置，然后滑动滚轮来到第12页，按住「shift」键，在结尾处点击一下，即可选中第3页光标位置到你这时点击第12页位置的全部文字了。当然，顺序倒过来，从第12页往第3页去选择文字，这个方法依然凑效。

13. 输入不认识的字

第一种情况，Word里的文字你不认识，选中文字，顶部「开始」栏，有个大写「A」左上角有小写的「abc」的标识，就是添加拼音的功能，点击即可看到这个生僻字的读音了，认识了文字后点击「取消」。如果想添加拼音，「字号」用来设置添加拼音的大小，然后点击「确定」。

第二种情况，要把一个不认识的字输入到Word里，以「魑」为例，第一种方法直接利用搜狗输入法，先打一个「u」然后汉语拼音打出汉字的组成，比如这个字就是「uguili」。如果遇见偏旁，氵可用拼音「shui」，扌可用拼音「shou」。

第二种方法仅适用于Windows版，先打出一个偏旁，选中文字，插入 → 符号 → 其他符号，字体选择「普通文本」，子集设置为「统一汉字」，点击选中需要的文字，点击「插入」即可。

14. 一键输出多张图片

我们经常遇到Word里有很多张图片，想以图片形式统一保存，惯常的做法是，点击一张图片，另存为图片，一张一张保存。最快捷的方式为，文件 → 另存为 →「文件格式」选择「网页」→ 保存，你会在目标位置看到一个html格式的网页文件，在这里没用可直接删除，同时还会有一个同名的文件夹，打开文件夹，Word里的所有图片都在这里了。

15. 最常用的几个快捷键