正式行文是机构对外办事时所发文件的称谓，它必须遵循行文规则。行文规则就是行文中应遵循的规矩、要求和原则，它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。

行文应当确有必要，注重效用。各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。行政机关不能给军事机关发指挥性公文，同样，军事机关也不能给行政机关发指挥性公文，因为它们隶属关系不同。