发文的意思是由公司发布的内部文件。仅适用于公司内部人员。发文办理的一般程序为拟稿、会商、审核、签发、登记、印章、分装、发出等。公司发文的格式一般是模仿政府的红头文件，标题都是红色字体，然后是文件编号，一般是有公司简称加上年份和文件编号构成，然后是正文，最后是单位名称、发文的日期等，并盖上公司的印章。

发文字号简称文号，习惯上也称为文件编号，它是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号。发文字号由发文机关的收发文责任部门负责统一编排。发文字号应当包括机关代字、年份代码、发文顺序号；联合行文，一般的以主办机关为主体依据编制发文字号。发文字号根据发文的行文方向不同，其排布位置有所变化。在发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的正红色反线，发文字号即位于发文机关标识和红色反线之间，靠近红色反线但不重合，党的机关发文在红色反线中间置有一实心五角星标识，颜色与发文机关标识和红色反线保持一致。